Kennisbank — Koppelingen
Shopify koppelen aan Exact Online: orders, facturen en voorraad
Handmatig orders overtypen in je boekhouding is het eerste wat je automatiseert zodra je volume groeit. Een koppeling met Exact Online scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook de fouten die pas bij de btw-aangifte opvallen.
Koppelingen
Wat een koppeling precies doet
In de basis stroomt elke Shopify-order als verkooporder of verkoopfactuur naar Exact Online, inclusief klantgegevens, btw-tarieven en betaalwijze. Andersom kan Exact leidend zijn voor voorraad en artikelgegevens.
- Orders en facturen automatisch naar Exact Online
- Betalingen matchen met de juiste grootboekrekening per betaalmethode
- Voorraadstanden vanuit Exact terug naar Shopify
- Artikelen en prijzen synchroniseren als Exact leidend is
- Retouren en creditfacturen correct verwerken
Koppelingen
De keuzes die je vooraf maakt
De belangrijkste vraag is welk systeem leidend is per gegevenssoort. Is Exact leidend voor voorraad, dan mag Shopify die nooit overschrijven. Is Shopify leidend voor productteksten en beeld, dan houd je die buiten de synchronisatie.
Daarnaast bepaal je hoe je betaalmethoden boekt. Bestellingen via iDEAL, creditcard en achteraf betalen komen op verschillende tussenrekeningen binnen; zonder duidelijke afspraken loopt je afletterproces vast.
Koppelingen
Standaardapp of maatwerk?
Voor een rechttoe rechtaan webshop volstaat een standaardkoppeling uit de Shopify App Store vaak prima. Zodra je met meerdere magazijnen, afwijkende btw-situaties, dropshipment of B2B-prijsafspraken werkt, loop je tegen de grenzen van die apps aan.
In dat geval is middleware of een eigen koppeling verstandiger: je houdt controle over foutafhandeling, logging en de volgorde waarin gegevens worden verwerkt.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp
Wat kost een koppeling tussen Shopify en Exact Online?
Een standaardapp kost meestal enkele tientjes per maand. Maatwerk of middleware start doorgaans rond de €3.500 eenmalig, afhankelijk van het aantal datastromen en uitzonderingen.
Kan ik historische orders meenemen?
Technisch kan het, maar in de praktijk begin je meestal vanaf een peildatum. Historische administratie blijft dan in het oude systeem staan.
Wat gebeurt er als de koppeling faalt?
Een goede koppeling probeert het opnieuw, logt de fout en meldt hem. Vraag altijd na hoe foutafhandeling en monitoring geregeld zijn — daar zit het verschil tussen apps.
Verder lezen
Gerelateerde artikelen
ERP koppelen aan Shopify: Exact, AFAS en Business Central
ERP koppelen aan Shopify? Lees hoe datastromen, middleware en synchronisatie van voorraad, orders en klanten werken bij Exact, AFAS en Business Central.
Lees artikelPIM koppelen aan Shopify: productdata, metafields en varianten
Productdata vanuit je PIM naar Shopify sturen? Lees hoe metafields, varianten en verrijkte content correct worden gesynchroniseerd zonder datachaos.
Lees artikelFulfilment koppelen aan Shopify: WMS, voorraad en track and trace
WMS en verzendpartners koppelen aan Shopify: hoe voorraad, orderdoorzet en track and trace samenwerken voor een soepel fulfilmentproces.
Lees artikel
Klaar voor de volgende stap?
Hulp nodig bij shopify koppelingen?
Vertel waar je tegenaan loopt. We geven een eerlijke inschatting van aanpak, doorlooptijd en risico's voor jouw situatie.